Membeli
buku ini sejatinya karena memang seringkali saya mengalami semacam kemubaziran
dalam rapat-rapat. Apa yang dibahas dan waktu-waktu yang sudah diupayakan untuk
rapat, seolah-olah sirna tanpa hasil dan konsekuensi.
“Jika tidak harus menghadiri
rapat, saya akan lebih menyukai pekerjaan saya.”
Ini adalah sebuah perkataan yang
sering saya dengar. Saya pikir keluhan semacam itu wajar-wajar saja, dapat
dimaklumi. Tetapi akhirnya saya menyimpulkan, bahwa ini sebenarnya sebuah
komentar yang menyedihkan dalam sebuah budaya organisasi.
Coba
bayangkan jika redaksional kalimat di atas diucapkan oleh seorang dokter,
karyawan, guru, atau semua profesi yang melibatkan hajat hidup orang banyak.
Konyol, bukan? Akan tetapi itulah yang kita lakukan pada saat kita mengeluh
mengenai rapat.
Pikirkanlah
seperti ini: untuk beberapa dari kita yang memimpin dan mengelola sebuah
organisasi, rapat adalah sesuatu yang mencakup segala sesuatu yang kita
lakukan. Ini karena kita tidak dibayar untuk melakukan hal-hal yang dapat
dilihat oleh panca indera atau fisik, seperti bermain sepak bola, karate,
melawak yang dapat dilihat khalayak. Tak peduli suka atau tidak, rapat adalah
ruang operasi, lapangan olahraga, atau panggung kita.
Tetapi
kebanyakan kita membencinya. Kita mengeluh dan senantiasa mengharapkan rapat
segera berakhir meskipun kita yang sedang memimpin! Bukankah menyedihkan jika
kita menganggap aktivitas yang paling sentral dalam menjalankan organisasi kita
adalah sesuatu yang sangat menyakitkan dan tidak produktif?
Ini
adalah hal yang memalukan. Karena rapat adalah sesuatu yang sangat penting.
Rapat adalah tempat di mana kabinet pemerintahan mendiskusikan seberapa besar
kebutuhan beras bagi rakyat selama satu-dua semester ke depan agar tercukupi,
dalam rapat pula di bahas sebuah visi sekolah untuk bertahap dipenuhi selama
rentang waktu empat sampai lima tahun ke depan agar tercapai.
Jadi,
jika kita membenci rapat, dapatkah kita membuat keputusan yang benar dan
memimpin organisasi kita dengan sukses? Tentu saja kita akan sepakat dengan
kata “Tidak”. Tidak ada pengganti untuk rapat yang baik —rapat yang penuh
dengan dinamika, semangat, dan fokus— ketika kita harus mengumpulkan
kebijaksanaan keseluruhan suatu tim. Kebenaran yang menyakitkan adalah rapat
yang buruk hampir selalu menghasilkan keputusan yang buruk pula; unsur terbaik
untuk membentuk keadaan buruk.
Akan
tetapi ada harapan. Dengan memiliki pandangan yang berlawanan dan berbeda dari
pandangan biasa serta mengikuti beberapa petunjuk prinsip organisasi —dengan
mengabaikan protokoler atau pedoman-pedoman yang mempersulit, kita dapat
mengubah hal yang menyakitkan dan membosankan ini menjadi sesuatu yang
produktif, mencengangkan, dan bahkan membuat bersemangat. Dalam prosesnya, kita
juga dapat membedakan diri dari pesaing-pesaing kita yang terus membuang waktu,
tenaga, dan antusiasme ketika mengeluhkan betapa menyiksanya rapat.
Ada
catatan menarik dari Pat (sapaan akrab untuk Patrick) tentang keberlangsungan
rapat atau oleh beliau disebut “Kunci Kesuksesan”, yakni:
»
Jangan duduk saat memimpin rapat.
»
Pastikan topiknya bersifat administratif.
»
Jangan batalkan rapat jika beberapa orang tidak hadir.
»
Jangan adakan agenda sebelum ada pelaporan.
»
Batasi pada satu atau dua topik.
»
Buat persiapan dan lakukan riset.
»
Partisipasi dalam konflik yang berkualitas.
»
Jika rapat dilakukan di luar ruang, fokuslah pada tujuan dan batasi aktivitas
sosial.
»
Jangan buat struktur rapat terlalu ketat atau membuat jadwal yang terlalu
berat.
“Akhirnya,
sebuah solusi nyata untuk masalah yang sudah lama. Rapat tidak akan pernah sama
lagi.” (Kris Hagerman; EVP of VERITAS Software Corp)
“Mati
Karena Rapat lebih dari sekadar rapat. Akan tetapi mengenai seluruh filosofi
manajemen. Saya membaca banyak buku men nai manajemen, dan karya Lencioni
adalah salah satu di antara yang terbaik. Kami akan menggunakan buku-bukunya
sebagai dasar pendekatan manajemen kami di Silicon Valley Bank.” (Ken Wilcox;
CEO)
“Lencioni belum hasil lagi!
Berwawasan. Praktis. Sokusi yang siap diterapkan. Jika Anda adalah seorang
pemimpin, jangan sampai ketinggalan buku ini. Benar-benar bacaan wajib.” (Jim
Mellado; president of Willow Creek Association)
“Kami
telah mempraktikkan teori-teori Pat, dan berhasil. Rapat-rapat kami sekarang
lebih produktif, komunikasi kami lebih jelas, dan komitmen tim terhadap
keputusan yang telah dibuat menjadi lebih kuat.” (Curt Nonomaque; president
& CEO VHA Inc.)
“Rapat
adalah elemen yang sangat penting dalam komunikasi organisasi yang efektif.
Lencioni telah memberikan pedoman rapat dalam bentuk yang ringkas, menghibur,
dan orisinal. Pedoman ini meningkatkan struktur rapat, partisipasi, dan hasil
yang dicapai. Saya acungkan jempol untuk kisah yang menambah wawasan ini.”
(Sandy Alderson; EVP of Major League Baseball)
Daftar
Isi
I—Kisah
[Kilas
Balik | Tema | Protagonis | Tindakan | Resolusi]
II—Model
[Paradoks
Rapat | Ringkasan Eksekutif | Masalah #1: Kurangnya Drama | Masalah #2:
Kurangnya Struktur Kontekstual | Tantangan yang Terbesar: “Mitos Rapat yang
Terlalu Banyak” | Pendapat Terakhir Mengenai Rapat | Pedoman Rapat Taktis
Mingguan]
Bibliografi
Judul:
Death by Meeting; A Leadership Fable
Judul
Terjemahan: Mati Karena Rapat; Sebuah Kisah Kepemimpinan
Penulis:
Patrick Lencioni
Penerjemah:
Pasha Agoes
Tebal:
viii+258 hlm.
Dimensi:
12,5 x 21 cm
Cetakan:
I, 2005
ISBN:
979-691-288-0
Penerbit:
Salemba Empat, Jakarta
0 Komentar